Akulturasi Karyawan Baru – Ukur, Terlibat, dan Selami

Orientasi karyawan baru sering didefinisikan secara semu sebagai mempercepat karyawan baru untuk efektivitas. Sementara ini mencapai tujuan tertentu dari proses orientasi strategis untuk banyak perusahaan, itu tidak mencapai definisi yang lengkap dan meninggalkan manajer modal manusia dengan tujuan yang begitu samar sehingga hampir membuatnya tidak berguna (seberapa cepat cepat, dan apa yang efektif? ) Selain itu, keefektifan percepatan bagi banyak perusahaan dalam industri kerah biru adalah upaya sepele yang melembagakan inisiatif untuk mempercepat efektivitas karyawan baru mungkin tidak masuk akal (jalur penggerak furnitur untuk efektivitas mungkin diukur dalam hitungan menit). Di sisi lain, semua pengusaha berbagi kepatuhan, dokumen, dan beban logistik yang terkait dengan karyawan baru, terlepas dari warna biru industri mereka.

Dalam Onboarding Karyawan; Teknologi SDM Mencari Definisi Kita mendefinisikan dua pendekatan untuk onboarding. Transactional Onboarding memanfaatkan otomatisasi proses bisnis onboarding untuk mengalihkan karyawan baru ke dalam peran baru mereka; mengotomatiskan W-4, I-9, dan formulir pajak negara bagian merupakan contoh aturan bisnis dan bentuk-bentuk otomatis terbaik melalui onboarding transaksional. Pengembalian investasi diwujudkan melalui pembuatan proses yang lebih efisien, menghilangkan biaya dalam menangani formulir dan data, menghilangkan latensi dan kesalahan dalam data, dan meminimalkan risiko di area yang peka pada kepatuhan terhadap perekrutan. Nilai onboarding transaksional dapat diukur secara obyektif dan bernilai bagi perusahaan mana pun; khususnya bagi pengusaha dengan faktor peracikan seperti perputaran tinggi atau industri yang diatur; orang dapat berpikir tentang transaksional onboarding sebagai ilmu onboarding.

Kami mendefinisikan Acculturation Onboarding, atau hanya Akulturasi, sebagai mempercepat karyawan baru untuk efektivitas. Akulturasi kadang-kadang juga dikenal sebagai sosialisasi, dan disebut-sebut oleh banyak vendor sebagai pendekatan tunggal untuk onboarding, terlepas dari fakta bahwa akulturasi cocok untuk sebagian dari pengusaha yang mungkin tertarik dalam inisiatif strategis onboarding. Pengembalian investasi untuk akulturasi diwujudkan melalui produktivitas yang lebih cepat dan lebih cepat dari karyawan baru dan peningkatan kepuasan dan retensi karyawan jangka panjang. Nilai akulturasi ini dapat diukur secara subyektif dan berharga bagi pengusaha dengan biaya tinggi yang terkait dengan perekrutan dan mempertahankan karyawan, biasanya mereka yang memiliki peran yang lebih profesional dalam organisasi; Subyektifitas inilah yang merupakan Achilles Heel of acculturation onboarding. Jika onboarding transaksional adalah ilmu onboarding, akulturasi adalah seni orientasi.

Meskipun jelas bahwa nilai dari onboarding transaksional dapat dicapai melalui investasi dalam sistem yang cukup fleksibel untuk memenuhi proses dan persyaratan kepatuhan organisasi yang unik, mungkin kurang jelas apakah sistem yang sama, atau sistem tunggal, dapat mencapai tujuan nilai dari pendekatan akulturasi. Jadi bagaimana suatu organisasi yang membutuhkan akulturasi mengambil pendekatan sistem untuk otomatisasi?

Mari kita lihat sudut pandang sederhana ke B untuk pertanyaan sistem akulturasi. Poin A adalah kandidat yang baru saja menerima tawaran itu, dan titik B adalah karyawan yang sepenuhnya produktif dan puas. Transaksional onboarding berada sebagai sliver dari proses seperti kandidat mulai mengikuti jalan ke titik B, meskipun proses intensif yang sarat dengan risiko. Tujuan dari sistem akulturasi adalah untuk mempersingkat jalan – lamanya waktu untuk mendapatkan-dari A ke B untuk semua karyawan baru, meliputi acara onboarding transaksional pada awal, sambil memaksimalkan tingkat kepuasan karyawan baru (kepuasan) begitu mereka mencapai titik B. Sangat mudah untuk melihat mengapa pengembalian investasi dalam sistem akulturasi adalah pengukuran subyektif, karena tujuannya dibumbui dengan tantangan untuk pengukuran. Apa yang dimaksud dengan sepenuhnya produktif? Bagaimana Anda menentukan kapan seseorang mencapai produktivitas penuh? Bagaimana Anda menghitung waktu yang berbeda untuk produktivitas karena berbagai kompleksitas peran? Apa yang dianggap sebagai waktu yang tepat untuk produktivitas, dan bagaimana Anda membantu karyawan yang tidak memenuhi harapan? Bagaimana organisasi tahu (secara obyektif) itu membuat peningkatan waktu untuk produktivitas? Apa itu kepuasan karyawan dan bagaimana Anda mengukurnya?

Pendekatan yang kami sarankan untuk menerapkan sistem akulturasi yang memenuhi tujuan yang dinyatakan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini didasarkan pada tiga ajaran: ukur, libatkan, dan tenggelamkan. Ketiganya harus dipertimbangkan ketika menerapkan proses akulturasi strategis, dan jika dilaksanakan dengan benar, subjektivitas Achilles Heel onboarding akulturasi dapat diminimalkan.

Mengukur

Menentukan nilai yang dihasilkan, dan karena itu pengembalian investasi, dari setiap inisiatif teknologi membutuhkan kemampuan untuk menetapkan tujuan tambahan dan mengukur pencapaian mereka. Beberapa sistem onboarding yang mengambil akulturasi atau sikap sosialisasi menyediakan sarana untuk mengukur efektivitas mereka sendiri, namun hampir semua dari mereka mengutip perkiraan Aberdeen Group pada penghematan biaya potensial otomatisasi onboarding. Ini mirip dengan seorang penjual mobil yang meyakinkan pembeli bahwa mobil baru mereka akan menghemat biaya bahan bakar tetapi tidak menyebutkan apa jenis jarak tempuh mobil yang didapat atau bahkan apakah jarak tempuh dapat diukur. Maka rekomendasi pertama kami untuk menerapkan sistem akulturasi adalah menetapkan bagaimana sistem akan menetapkan tujuan dan bagaimana tujuan tersebut diukur.

Sistem akulturasi harus memungkinkan organisasi untuk menetapkan tujuan spesifik yang secara kolektif mengukur produktivitas, atau harus mampu mengenali tujuan-tujuan yang ditetapkan dalam sistem gratis seperti sistem manajemen pembelajaran dan kompetensi. Tujuannya bisa berupa acara yang tidak lengkap atau selesai, atau mereka mungkin tugas yang dapat diselesaikan dalam derajat atau tahapan. Sasaran dapat dicapai dalam urutan apa pun, tetapi beberapa tujuan mungkin bergantung pada penyelesaian sebelumnya dari yang lain. Tujuan individu harus diberi skor dan bobot sehubungan dengan Indeks Akulturasi keseluruhan (AI), yang kami sarankan dihitung pada skala persentase (pembobotan dan perhitungan indeks akulturasi akan menjadi topik artikel yang akan datang). Memeriksa AI untuk individu tertentu akan menunjukkan seberapa jauh sepanjang jalur A ke B karyawan baru, dan analisis komposit AI dari beberapa karyawan dari satu periode waktu terhadap yang lain akan memberikan wawasan tentang bagaimana perusahaan tersebut mempengaruhi-positif atau secara negatif – keefektifan akulturasi orientasi.

Analisis menarik lain dari indeks akulturasi akan menggambarkan indeks yang terus meningkat dari waktu ke waktu baik untuk karyawan tunggal atau gabungan karyawan. Peningkatan cepat dalam indeks akulturasi, diikuti oleh peningkatan bertahap, akan menunjukkan bahwa sebagian besar tujuan akulturasi dicapai dalam 3 hari pertama, sementara peningkatan indeks yang lebih lembut menunjukkan pencapaian tujuan akulturasi yang lebih bertahap. Hasil tidak mungkin lebih benar daripada yang lain, tetapi berkorelasi dengan hasil yang kurang diinginkan, metode melibatkan karyawan, yang akan dibahas segera, harus dipertimbangkan kembali.

Ada tiga jenis tujuan akulturasi: tujuan kompetensi, tujuan sosial, dan tujuan kepuasan. Tujuan kompetensi, seperti penyelesaian penilaian yang menunjukkan kemahiran dalam keterampilan yang terkait dengan posisi karyawan, adalah kandidat yang sangat baik untuk mengekstrak dari sistem manajemen belajar atau kompetensi. Tujuan sosial – seperti penyelesaian profil di jaringan sosial perusahaan, menghubungkan ke kontak atau "teman" di jaringan, dan berpartisipasi dalam alat kolaborasi dan wiki perusahaan – dapat menimbulkan tantangan yang lebih besar dalam pengumpulan karena keragaman sumber data . Tujuan kepuasan, atau pengukuran mengenai kepuasan karyawan dengan pekerjaan baru mereka, kemungkinan besar dikumpulkan dari menanyakan langsung karyawan, rekan kerja, dan supervisor menggunakan survei atau alat pengumpulan data.

Tujuan akulturasi juga harus ditentukan sesuai dengan struktur organisasi. Sasaran luas perusahaan termasuk tujuan yang berlaku untuk semua karyawan, seperti lulus ujian kebijakan keamanan jaringan perusahaan, membuat profil jaringan sosial perusahaan, dan menunjukkan kepuasan mengenai manfaat kesehatan kelompok perusahaan. Tujuan departemen atau unit bisnis memberikan spesialisasi yang lebih besar, seperti melewati tes penggunaan meja bantuan departemen TI, atau mempublikasikan posting teknis di wiki teknik. Keterampilan khusus yang terkait dengan posisi, diwarisi dari deskripsi pekerjaan, mewakili tujuan yang paling spesifik, dan jika diukur melalui penggunaan sistem penilaian kompetensi merupakan pengukuran produktivitas yang paling obyektif dalam AI dan harus diberi bobot yang sesuai. Akhirnya, tujuan dapat ditetapkan untuk individu tertentu dengan asumsi peran, terutama jika individu membutuhkan remediasi dalam keterampilan tertentu. Implementasi yang baik dari sistem akulturasi akan memungkinkan asumsi sebagian besar tujuan akulturasi untuk individu berdasarkan posisi, pekerjaan, dan struktur organisasi (lokasi, unit bisnis, departemen, divisi, dll.), Termasuk tujuan luas perusahaan, dan memungkinkan spesifikasi spesifik tujuan dinamis untuk individu; jika tidak, beban menetapkan tujuan untuk setiap karyawan baru akan menghambat penerapan tujuan akulturasi secara konsisten.

Harus jelas bahwa strategi integrasi sangat penting untuk sistem akulturasi, karena sumber tujuan akulturasi banyak sekali. Selain itu, untuk memfasilitasi pelaporan, analisis, dan penambangan data yang penting untuk pengukuran dan penyempurnaan proses berkelanjutan, penyimpanan data tujuan harus bersifat dimensional versus transaksional. Dianggap bersama-sama, pengamatan ini secara kuat menyiratkan bahwa pendekatan intelijen bisnis sejati, khususnya konstruksi reguler dari sebuah mart data akulturasi, harus menjadi komponen dari sistem akulturasi. Dimasukkan dengan strategi pemantauan aktivitas bisnis perusahaan (BAM) dan business rules engine (BRE) tidak hanya akan melayani tujuan pelaporan dan analisis akulturasi onboarding, tetapi mungkin juga menyediakan sumber data untuk tujuan akulturasi tertentu yang mungkin terdeteksi melalui BAM atau sistem BRE.

Menentukan tujuan-tujuan akulturasi dan menetapkan bagaimana evaluasi tersebut akan menentukan jalur A-to-B yang jelas untuk produktivitas bagi karyawan baru; melibatkan karyawan adalah bagaimana organisasi membantu karyawan baru dalam mencapai tujuan akulturasi mereka dan mengoptimalkan proses akulturasi.

Mengikutsertakan

Sementara sebagian besar karyawan baru, bersemangat dengan pekerjaan baru mereka, dapat secara proaktif melanjutkan dari titik A ke B, kami merekomendasikan organisasi mengasumsikan pendekatan yang lebih aktif untuk mendorong kemajuan karyawan baru menuju produktivitas daripada pendekatan pasif. Tujuan dari pendekatan aktif untuk akulturasi adalah keterlibatan. Dengan menggunakan proses onboarding akulturasi yang aktif terlibat, organisasi dapat lebih mudah melakukan penyesuaian terhadap proses, dan (dengan asumsi implementasi yang baik dari pengukuran tujuan) dengan cepat mengevaluasi efektivitas perubahan. Selanjutnya, para karyawan yang tidak proaktif dalam akulturasi mereka sendiri dapat merespon lebih baik untuk keterlibatan aktif (karyawan proaktif akan merespon dengan baik dalam proses akulturasi terlepas apakah itu aktif atau pasif).

Implementasi terbaik dari sistem onboarding akulturasi aktif yang menarik dapat mengambil inspirasi dari teknik penjualan yang sugestif. Konten untuk keterlibatan – yaitu, apa yang sedang dijual – adalah tujuan akulturasi yang telah ditetapkan oleh sistem untuk karyawan. Dengan kata lain, karyawan harus secara aktif didorong oleh sistem untuk mencapai tujuan mereka. Tempat-tempat khas untuk keterlibatan aktif termasuk tugas yang ditugaskan dan email yang dikirim, keduanya siap dilaksanakan oleh sistem manajemen proses bisnis (BPM).

Proses keterlibatan harus cukup cerdas untuk menyarankan tujuan akulturasi dalam urutan logis. Misalnya, tujuan untuk terhubung dengan sesama karyawan di jejaring sosial perusahaan harus didorong dan dipromosikan kepada karyawan oleh sistem hanya setelah karyawan menyelesaikan profil mereka sendiri di jejaring sosial. Demikian juga, sistem harus cukup cerdas untuk mengubah prioritas tujuan mempromosikan selama jalur karyawan dari A ke B sebagai kondisi yang mempengaruhi perubahan tujuan; misalnya, jika karyawan menunjukkan minat yang signifikan untuk berpartisipasi dalam jejaring sosial perusahaan dan kurang tertarik dalam membuat blog, maka sistem harus mempromosikan tujuan yang terkait dengan jejaring sosial yang lebih agresif daripada tujuan untuk membuat blog.

Suatu sistem yang mengimplementasikan keterlibatan aktif tidak menghalangi keterlibatan interpersonal, dan sebenarnya harus mempromosikannya. Meskipun tujuan keterlibatan antarpribadi jelas dapat dipromosikan ke karyawan baru melalui promosi tujuan seperti menghubungkan ke karyawan dengan minat dan latar belakang yang serupa (mirip dengan fitur "orang yang mungkin Anda kenal" dari Facebook), saran dan tugas yang dihasilkan oleh sistem keterlibatan aktif dapat ditargetkan pada orang lain di organisasi; mengirim email ke rekan kerja karyawan baru pada hari pertama kerja mereka yang menunjukkan bahwa mereka memperkenalkan diri, atau memposting fitur "sorotan" dari halaman profil yang baru dibuat karyawan di intranet perusahaan adalah contoh. Berinteraksi dengan sistem mentoring untuk memilih dan menetapkan seorang mentor adalah contoh lain, dan juga dapat memperkuat interaksi dari program mentor formal untuk tujuan dan pengukuran akulturasi.

Melibatkan karyawan baru melalui proses akulturasi A-to-B melalui pendekatan aktif mengoptimalkan proses akulturasi, dan harus menghasilkan karyawan tidak hanya mencapai tujuan akulturasi mereka, tetapi juga harus menghasilkan karyawan yang sepenuhnya tenggelam dalam budaya perusahaan.

Membenamkan

Keterlibatan aktif karyawan di sepanjang jalur A ke B menuju produktivitas idealnya dilakukan di lingkungan yang diakhiri (titik B) dengan karyawan yang sepenuhnya tenggelam dalam strategi komunikasi karyawan perusahaan. Dengan kata lain, melibatkan seorang karyawan untuk mencapai tujuan akulturasi sebaiknya dilakukan di portal komunikasi karyawan perusahaan, karena mencapai tujuan universal akulturasi yaitu untuk memperkenalkan dan membenamkan karyawan ke dalam strategi itu. Strategi komunikasi mungkin merupakan produk khusus yang dirancang khusus untuk membina komunikasi karyawan, atau telah ditunjukkan, dapat menjadi intranet perusahaan, yang saat ini semakin Microsoft SharePoint

Banyak sistem orientasi yang mengklaim upaya teknik sosialisasi untuk mencapai tujuan akulturasi melalui pengenalan portal onboarding yang berdedikasi. Meskipun pendekatan ini mungkin efektif dalam penyampaian konten yang menarik bagi karyawan baru, ini sama dengan memperkenalkan titik C yang menghadap ke luar pada jalur A ke B, dan tidak berfungsi untuk membenamkan karyawan dalam platform komunikasi karyawan strategis. Selain itu, pengiriman konten yang menarik bagi karyawan baru dapat dengan mudah diselesaikan dalam komunikasi strategis dan platform portal, seperti SharePoint, sehingga manfaat potensial apa pun dinegasikan. Paku terakhir dalam peti mati portal onboarding yang berdedikasi mungkin berasal dari keberatan (baik SDM maupun TI) untuk mempertahankan portal lain selain platform komunikasi karyawan, intranet perusahaan, karyawan dan layanan mandiri, dan berpotensi lainnya.

Inspirasi untuk konsep imersi dapat ditarik dari bidang pendidikan. Seorang siswa pada hari pertama mereka di sekolah baru dengan cepat diantar melalui dokumen yang diperlukan di kantor prinsip (onboard transaksional), kemudian dibawa langsung ke kelas mereka di mana mereka diperkenalkan kepada guru dan teman sekelas mereka. Selama hari-hari berikutnya, siswa disosialisasikan in situ melalui keterlibatan guru dan teman-teman siswa, sementara pada saat yang sama guru mengamati (mengukur) kemajuan akulturasi siswa dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk proses untuk mengoptimalkan waktu untuk produktivitas (seperti sebagai menyarankan teman atau kegiatan untuk siswa baru). Kegagalan membenamkan karyawan baru di jalur A ke B ke produktivitas sama tidak diinginkannya dengan menempatkan siswa baru di ruang kelas yang terpisah yang hanya dikelilingi oleh materi dan informasi yang menggambarkan betapa hebatnya sekolah yang mereka hadiri.

Ringkasan & Rekomendasi

Terlalu banyak sistem onboarding sosialisasi saat ini kurang dari kemampuan mereka untuk menyediakan sistem yang secara terukur dan dapat diprediksi mencapai tujuan yang diakui dan memungkinkan organisasi untuk terus meningkatkan proses akulturasi mereka melalui siklus penyesuaian dan mengevaluasi hasil. Sementara kegagalan ini mungkin sebagian karena sifat kompleks pengumpulan data untuk menghitung indeks akulturasi, kami percaya itu juga karena sistem akulturasi tidak benar menyeimbangkan aspek mengukur kemajuan individu dan agregat terhadap tujuan akulturasi, secara aktif melibatkan karyawan baru melalui proses akulturasi, dan membenamkan karyawan baru dalam platform komunikasi strategis organisasi. Organisasi yang ingin memperoleh manfaat dari mempercepat karyawan untuk efektivitas sambil memaksimalkan kepuasan karyawan baru (dan umur panjang sebagai hasilnya) akan disarankan untuk membangun sistem akulturasi yang mengukur, melibatkan, dan membenamkan.

Rekomendasi:

1. Tentukan apakah pendekatan akulturasi onboarding diperlukan; semua perusahaan mendapatkan keuntungan dari onboarding transaksional, tidak semua perusahaan mendapatkan keuntungan dari akulturasi.

2. Pendekatan akulturasi sebagai jalur A-to-B menuju produktivitas, dengan tujuan bisnis utama adalah meminimalkan jalan ini (mempercepat waktu menuju produktivitas) sambil memaksimalkan kepuasan karyawan.

3. Bekerja untuk menghilangkan subjektivitas dalam nilai sistem melalui pendekatan akulturasi yang mencakup mengukur, menarik, dan membenamkan kandidat dalam proses akulturasi.

4. Menetapkan tujuan akulturasi yang dapat diukur dan dinilai, terlepas dari sistem sumber mereka, dan yang berkontribusi pada indeks akulturasi keseluruhan yang menunjukkan kemajuan sepanjang jalur A ke B.

5. Gunakan campuran yang tepat dari tujuan kompetensi, tujuan sosial, dan tujuan kepuasan yang masuk akal untuk tujuan akulturasi organisasi tertentu Anda.

6. Kumpulkan dan analisis data Indeks Akulturasi (AI) untuk menentukan bagaimana melakukan perbaikan pada proses akulturasi, menciptakan sistem loop tertutup untuk meningkatkan proses.

7. Definisikan tujuan di semua tingkat organisasi bisnis untuk memastikan konsistensi, tetapi pertahankan fleksibilitas untuk menetapkan tujuan khusus untuk individu jika diperlukan.

8. Dapatkan atau bangun sistem yang sangat fleksibel dalam hal integrasi.

9. Secara aktif melibatkan karyawan dalam proses akulturasi menggunakan metode yang mirip dengan penjualan sugestif.

10. Keterlibatan aktif harus cukup cerdas untuk beradaptasi dengan jalur unik individu untuk produktivitas.

11. Keterlibatan aktif harus mendorong dan mempromosikan aktivitas interpersonal, tidak hanya dengan karyawan baru tetapi juga dengan rekan kerja.

12. Platform akulturasi harus membenamkan karyawan baru dalam platform komunikasi strategis organisasi, bukan di portal orientasi onboarding yang menghadap ke luar.

Referensi:

1 – Ros, C dan Torrence, J: " Onboarding Karyawan: Teknologi SDM Mencari Definisi ", 2008

2 – Aberdeen Group: "All Aboard: Effective Onboarding Techniques and Strategies", Januari 2008

3 – Hayden, Jeff, "Menggunakan Microsoft SharePoint for Acculturation Onboarding", 2008